Werking van de deontologische commissie
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn grotendeels verantwoordelijk voor de werking van de deontologische commissie. Die werking wordt opgenomen in de deontologische code.
Bij het opmaken van de deontologische code, moeten de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn goed nadenken over volgende aspecten/procedures rond de organisatie van de deontologische commissie:
- Wat zijn de regels rond agendering en besluitvorming?
- Op welke manier wordt teruggekoppeld naar de gemeenteraad?
- Wie kan een klacht of melding indienen? Iedereen, of enkel raadsleden?
- Gebeurt er een ontvankelijkheidstoets? Wanneer is een klacht ontvankelijk? Wie beslist dit?
- Gebeurt er een vooronderzoek? Door wie? Wie is daar bij betrokken? Hoe verloopt dit?
- Wie kan een advies vragen aan de deontologische commissie?
- Kunnen leden van de commissie het bespreken van adviezen zelf organiseren?
Presentiegeld
Lokale besturen kunnen presentiegeld toekennen aan raadsleden voor het bijwonen van vergaderingen van de deontologische commissie. Weliswaar binnen de bestaande grenzen van de toekenning van presentiegelden en met terugwerkende kracht tot 2 maart 2023. Dit wordt geregeld in artikel 15 van het besluit van de Vlaamse Regering van 06/07/2018 houdende het statuut van de lokale mandataris.
Openbaarheid
De deontologische code bepaalt hoe de deontologische commissie samenkomt om te vergaderen en bevat een regeling over het openbare of gesloten karakter van die vergaderingen. Het antwoord op de schriftelijke vraag(opent in nieuw venster) van 24 november 2021 verduidelijkt dat.
In de praktijk vergaderen de meeste deontologische commissies achter gesloten deuren. Dat doen ze om de sereniteit van het onderzoek te bewaken, en omdat er toch vaak wordt gesproken over personen of aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken.
De deontologische code kan bepalen dat de betrokkene die het voorwerp uitmaakt van de melding of klacht om een openbare behandeling kan vragen voor zijn eigen tussenkomst.
Aanwezigheidsquorum
Het decreet over het lokaal bestuur bevat geen aanwezigheidsquorum voor vergaderingen van de deontologische commissie.
De uitwerking van een regeling behoort tot de autonomie van het lokaal bestuur. Die maakt de afweging. Een quorum kan immers ook leiden tot vertragingen en kan zelfs de werking hypothekeren als een meerderheid van de commissieleden nalaat om te verschijnen.
Melding en beoordeling
De gemeenteraad bepaalt de meldingsprocedure voor mogelijke schendingen van de deontologische code.
De deontologische code bepaalt de regels voor de ontvankelijkheid van de klacht. De deontologische commissie kan dat beoordelen, maar het lokaal bestuur kan ook kiezen voor een ambtelijke ontvankelijkheidstoets door de algemeen directeur, een integriteitsambtenaar of een ambtelijk bureau voor deontologie.
De deontologische code vermeldt bij voorkeur dat enkel klachten tegen individuele mandatarissen ontvankelijk zijn, om klachten tegen een hele gemeenteraadsfractie of de hele gemeenteraad te vermijden. Dat zou immers voor praktische moeilijkheden zorgen en in strijd zijn met de geest van het decreet over het lokaal bestuur.
Deontologische bepalingen voor de leden van de commissie
Een (externe) expert in de deontologische commissie neemt geen mandaat op en moet dus ook geen eed afleggen. De deontologische code over de werking van de deontologische commissie (wanneer ze samenkomen, hoe ze beslissen of hoe ze vergaderen) is niet van toepassing op hen. Daarom kan het zinvol zijn dat de gemeenteraad en OCMW-raad een intern reglement of huishoudelijk reglement van de deontologische commissie opstelt dat afspraken bevat over gedragingen of geheimhouding.